小さな会社でプライバシーマーク(Pマーク)の認証を取得したい。このような状況を想定して、取得までに何をして、その際にどのような点に注意して取り組 むと、スムーズな取得ができるかを説明します。なお、取得については、自社単独ではなく、プライバシーマークの認証取得支援コンサルタントを利用すること を前提にしています。
小さな会社のPマーク①では、よいコンサルタントの見つけ方をお話ししました。では、コンサルタントを利用してプライバシーマークの認証取得プロジェクトに取り組む際に、どんなことに注意したら良いでしょうか? 今回は、そのことを考えてみましょう。
社長の関与度合い
わたしはこれまで40社ほどのプライバシーマークの認証取得支援を行ってきました。業種や会社の規模はさまざまですが、規模を平均すると15人前後になると思います。比較的小さな会社の支援を多くしてきています。
この支援先は大きくふたつのタイプに分かれます。ひとつは社長さまがプロジェクトにしっかり関与する会社。もうひとつは、まったく関与しない会社。きれいに分かれます。当然のことですが、社長が関与する方が、プロジェクトはスムーズに進みます。
一方、まったく関与されないタイプ。もちろん、キックオフミーティングや現地審査前のミーティングには、ご出席をお願いします。これは必須です。でも、それ以外は、ほぼノータッチ。こちらのタイプの会社の方が、割合的には多いです。
プライバシーマークは、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を構築して、それを運用している団体に対して付与されています。マネジメントシステムなので、経営者の関与は必須です。しかし、多くの会社では、社長の関与は形式的になっているのではないでしょうか。
社長の承認印がもらえません
マネジメントシステムには、承認や記録が不可欠です。何かを決めた場合、誰かの承認を得るプロセスがたくさんあります。社長の承認が必要な記録もいくつかあります。たとえば、教育計画であるとか監査計画などです。いずれも、プロジェクトの早い段階で作成します。しかし、この計画書にいつまでたっても社長の承認印が押されない会社が、結構な割合であります。担当者と社長との距離が相当程度ある証拠です。
社長のリーダーシップや営業力が強く、成長している会社によく見られます。社内におおらかさや伸びやかさが感じられず、会社がぴりぴりしている印象です。社長にハンコをもらうのもおっかなびっくりなのでしょうか。いつまでたったも、社長の承認欄は空欄のまま。申請が終わり、現地審査前の最終チェック段階でも、空欄という会社もあります。
最後の最後に、社長のハンコを押して、ようやく現地審査を迎えます。もちろん、コンサルタントが支援していますから、現地審査も無事終了して、いくつかの指摘事項を是正することで、比較的スムーズにプライバシーマークの認証を取得できます。社長さまからもお褒めや感謝の言葉をいただきます。プロジェクト完了です。
しかし、社長が関与していないことに起因する本当の危機はこれから起こるのです。それについては、また改めてお話ししましょう。
当社では「強みを守る」ための「プライバシーマーク認証取得支援コンサルティング」を行っています。小さな会社でも負担を少なくして短期間で取得可能です。お客様の大切な個人情報をしっかり扱っていることは、お客様を大切にすることにつながります。強みを伸ばして一番になるためにも、お客様や従業員の個人情報をしっかり守ることが不可欠ですので、ぜひあなたの会社でも、プライバシーマークの取得をご検討されてはいかがですか。
プライバシーマークの認証取得に関するご相談は、無料ですので、何なりとお気軽にお問い合わせください。